Vyresnioji specialistė

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI:

• turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą, įgytą iki 2009 metų, ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;

•  

  būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, išmanyti Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, Lietuvos Respublikos civilinio kodekso nuostatas, Lietuvos Respublikos įstatymus, poįstatyminius teisės aktus, reglamentuojančius civilinės būklės aktų įrašų sudarymą, asmens duomenų teisinę apsaugą  ir kitus teisės aktus, kurie reglamentuoja darbuotojui pagal šį aprašymą priskirtas veiklos sritis;

•  

  mokėti  kaupti ir sisteminti informaciją ir teikti išvadas;

•  

  išmanyti Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, Dokumentų rengimo taisykles;

•  

  mokėti dirbti „Microsoft Office“ programomis ir interneto naršyklėmis.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS:

• rengia bylų nomenklatūrą, dokumentų registrų sąrašą;

•  

  sudaro nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašus;

•  

  atlieka laikino saugojimo bylų, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, nurašymą, sudaro nurašymo aktą;

•  

  teikia metodinę pagalbą asmenims, ieškantiems archyvinių civilinės būklės aktų įregistravimo dokumentų užsienio valstybėse;

•  

  išieško iš kitų miestų ir rajonų civilinės metrikacijos įstaigų ir archyvų civilinės būklės įrašus pagal pareiškėjų prašymus;

•  

  teikia Skyriaus vedėjui žinias apie išduotų išrašų, pažymų ir įrašytų mirties įrašų skaičių;

•  

  pagal kompetenciją rengia ir registruoja raštus informacinėje dokumentų valdymo sistemoje „Doclogix“;

•  

  tvarko pagal teisės aktus priskirtus savivaldybės archyvinius dokumentus;

•  

  priima iš  Administracijos padalinių paruoštus skyrių dokumentacijos planus, juos apjungia ir parengia visos Administracijos dokumentacijos planą;

•  

  Administracijos dokumentacijos planą teikia derinti per Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau EAIS) Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui, ir teikia tvirtinti Administracijos direktoriui;

•  

  priima iš Administracijos padalinių nuolat ir ilgai saugomas bylas pagal dokumentų perdavimo aktus, o laikino saugojimo – pagal sąrašus saugojimui į Administracijos archyvą, tikrina, ar tinkamai sudarytos bylos ir įforminti dokumentai, ar visos dokumentacijos plane nurodytos bylos įrašomos į aktus ir perduodamos savivaldybės archyvui;

•  

  paruošia ilgai ir nuolat saugomų dokumentų apyrašus pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, nustatyta tvarka juos suderina EAIS ir pateikia tvirtinti Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui;

•  

  atrenka bylas (dokumentus) kurių saugojimo terminas pasibaigęs ir pateikia Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui reikalingų sunaikinti dokumentų aktą;

•  

  gavus suderinimą  iš Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialo, organizuoja nurašytų bylų (dokumentų) išvežimą naikinimui;

•  

  nuolat saugojamas bylas perduoda į Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialą;

•  

  pagal poreikį išduoda archyvines pažymas ir dokumentų kopijas;

•  

  tvirtina archyvinių dokumentų išrašų, nuorašų ir kopijų tikrumą;

•  

  užtikrina nepertraukiamą asmenų aptarnavimą „vieno langelio“ principu – pavaduoja skyriaus darbuotojus jų pietų pertraukos metu bei kitais atvejais, kai jų nėra darbe dėl pateisinamų priežasčių ir atlieka jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, siekiant užtikrinti skyriaus veiklos tęstinumą;

•  

  vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo pavedimus, susijusius su struktūrinio padalinio veikla.